ما هو العد المزدوج ، وكيف تتجنبه في أموالك؟

إذا كنت قد أجريت بعض المحاسبة قبل أن تكون قد سمعت عن العد المزدوج. يعني احتساب قيمة نفس المنتج أو المصاريف أكثر من مرة. يجب عليك استخدام المبالغ الدقيقة لكل نفقات. يجب تأريخ كل فاتورة بشكل صحيح. العد المزدوج هو المشكلة التي حدثت أثناء حساب الدخل. عندما تنشأ المحاسبة المزدوجة أثناء حساب الدخل ، فإن تقديرات الدخل ستؤدي إلى الارتباك. يحدث غالبًا أثناء حساب المنتج النهائي وكذلك المنتج الوسيط. البضائع الوسيطة هي جزء من المنتج النهائي. هناك في جميع الأوقات احتمال تضمين سلعة أو خدمة أكثر من مرة حيث يتم حساب السلع النهائية فقط أثناء حساب تقديرات الدخل. هذا يؤدي إلى قضية ازدواج العد وهذا يصبح سبب المبالغة في تقدير الدخل. قد يحدث ذلك عندما تضع إدخالات مطابقة لبنود المخزون ، أو أجرًا مزدوجًا موثقًا لنفس العامل ، أو عندما تدفع فاتورتين لنفس التاجر. يمكن أن تقودك هذه الأخطاء إلى الإبلاغ عن بيانات مالية خاطئة. قد تخسر أيضًا نقودًا إذا لم تتمكن من استرداد المدفوعات المكررة من أحد العملاء.

ما هو العد المزدوج؟

المال على الكمبيوتر

إنه خطأ عندما يقوم شخص ما بتسجيل المعلومات مرتين في دفتر الأستاذ. قد يؤثر ذلك على الكثير من أقسام الشركة - أي مجموعة مسؤولة بشكل أساسي عن التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات الدقيقة.

يمكن أن تؤدي المشكلات الناتجة عن الحساب المزدوج إلى فقدان الشركة لبعض قيمتها. في كثير من الظروف ، قد يعطي قيمة مضافة ثابتة ولكن مع وجود عقوبات محتملة ، إذا تم القيام به بشكل غير صحيح.

فيما يلي بعض حالات العد المزدوج.

تسجيل كميات المخزون مرتين

يمكن أن يحدث العد المزدوج عندما يتم إدخال مبالغ المخزون مرتين أثناء التقييم أو إعداد التقارير المالية. قد يؤدي القيام بذلك إلى رفع قيمة الشركة بدون قصد. قد تقوم الشركة بالإبلاغ عن مخزون أكبر في الميزانية العمومية بالإضافة إلى زيادة عدد الأصول المتداولة التي تمتلكها.

في مثل هذه الظروف ، قد يكون لدى الشركة أصول متداولة عالية بشكل مبالغ فيه في بياناتها المالية. من المرجح أن تبلغ الشركة عن معدل دوران ضئيل لأنها تبلغ بشكل غير صحيح عن مخزونات إضافية مما لديها.

الإبلاغ عن المبيعات مرتين

قد تجد الشركات بالمثل مبيعات مزدوجة العد. قد يحدث هذا عن قصد أو عن طريق الخطأ. قد يتم توثيق المبيعات مرتين في الميزانية العمومية لزيادة صافي ربح الشركة. سيكتشف التدقيق عادةً سجل مبيعات تم احتسابه مرتين.

دفع الفواتير والعاملين مرتين

يمكن أن يحدث الحساب المزدوج بالمثل عندما يتم دفع أجور العمال أو الفواتير مرتين. قد تتم إدارة نموذج كشوف المرتبات للعامل من قبل موظفين مختلفين للموارد البشرية. أو تم إرسال فاتورة مطابقة ثانية من قبل محاسب يتعامل مع كميات كبيرة من الفواتير وكذلك أوامر الشراء. إنها فكرة جيدة أن تستخدم أ مولد paystub لإنشاء كعب رواتب للموظفين.

قد يؤدي هذا إلى وضع معقد سواء في الشركة أو خارجها. في الداخل ، سيتعين على الشركة تسوية المدفوعات العرضية مع العمال أو البائعين. في الخارج ، ستجعل التقارير المالية التي تغطي المدفوعات المزدوجة غير الصحيحة الشركة تبدو أقل قيمة مما هي عليه.

إذا لم تتمكن الشركة من استرداد المدفوعات الإضافية ، فإنها تفقد قيمة العملية. العمال الذين يبلغون عن عائداتهم على تشكيل 1099 تسمى مقاولين مستقلين. أنت تدفع ببساطة 1099 للمقاول المستقل ما قررت أن تدفعه له.

ما هي العواقب التي يمكن أن تترتب على الحساب المزدوج على أموالك؟

جعل المدفوعات

قد يؤدي العد المزدوج ، سواء تم عن طريق الخطأ أو بشكل غير صحيح ، إلى خسارة الكثير من المال ومشكلات في تقارير التدقيق. قد تؤثر الكثير من الحالات الخطيرة للعد المزدوج على سمعة الشركة.

يحدث ذلك على الأرجح عندما يعمل أصحاب الحسابات من خلال دفتر الأستاذ الثابت أو يتعاملون مع الكثير من الفواتير لمنتج أو خدمة مماثلة. يمكن أن يتضاعف هذا بالإضافة إلى ذلك إذا كان الكثير من سجلات المبيعات بها مبلغ مماثل من المال. يمكن أن تصبح أخطاء العد المزدوج التي لم يتم اكتشافها سببًا لخسارة الشركة الكثير من المال.

وبالمثل ، قد تؤدي سجلات المبيعات التي تم احتسابها مرتين ، وكذلك إدخالات المخزون ، إلى ادعاءات بالخداع. إذا تم العثور على شركة ما تعلن عن أرباح بينما في الواقع تزيد الخسائر ، فقد يتم فحصها للتأثير على البيانات المالية.

كيف تتجنب ازدواج الحساب؟

يمكن تجنبه إذا نظمت الشركات ممارسات مسك الدفاتر. تحدث الكثير من أخطاء الحساب المزدوج كنتيجة لـ a خطأ بشري. مع التوثيق الصحيح بالإضافة إلى الإجراءات المحاسبية ، يمكن تقييد هذه الأخطاء إلى الحد الأدنى.

 - تدريب الموظفين على توخي الحذر عند إدخال المعلومات

يجب تدريب القوى العاملة المحاسبية والموظفين الآخرين على إعادة التحقق من كل سجل مبيعات بالإضافة إلى بيانات المخزون التي يقومون بإعدادها. سيساعدهم هذا في معرفة ما إذا كانت قوة عاملة أخرى قد قامت سابقًا بالعمل الذي هم على وشك القيام به ، بالإضافة إلى تجنب تكرار عملهم.

يجب أيضًا أن تكون التذكيرات الثابتة من المديرين التنفيذيين المتوسطين لإدخال مبالغ الفواتير وكذلك أرقام الأجزاء بشكل مناسب هي المعيار ، سواء في شكل مكتوب أو شفهي. يجب على المديرين التنفيذيين الإشارة إلى أخطاء العد المزدوج حتى يفهم العمال أنواع المعلومات الأكثر استعدادًا للعد المزدوج.

 - تنظيف معلومات الاتصال الخاصة بالعميل

تحدث أخطاء الحساب المزدوج من حين لآخر عندما يستخدم البائع عناوين أو معلومات اتصال متعددة. قد يؤدي هذا إلى ظروف ترسل فيها عن غير قصد نسختين إلى ثلاث نسخ من فاتورة مماثلة إلى بائع مماثل.

من الجيد مراجعة معلومات الاتصال بالبائع بين الحين والآخر للتخلص من المعلومات التي لا تحتاج إليها. قد يكون من الممارسات الجيدة أيضًا الاتصال بالشخص المسؤول عن الاتصال بالمورد للتحقق من دقة المعلومات الموجودة في الملف.

 - تثبيت نظام حسابات الدفع على الكمبيوتر أو على شبكة الإنترنت لإدارة سجلات المبيعات الخاصة بك

هناك طريقة رائعة لتجنب سجلات المبيعات التي تم احتسابها مرتين ، بالإضافة إلى معلومات الفاتورة ، وهي تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يحتفظ بسجل لجميع بيانات المبيعات الخاصة بك. يسمح لك هذا النظام بعمل سجل ملف رئيسي واحد لكل بائع أو عميل برمز دقيق مخصص له. يمكن أن يغطي كل سجل التفاصيل المصرفية ومعلومات الاتصال بالإضافة إلى سجل لجميع المعاملات التي يمكن الوصول إليها من قبل أي شخص في الفريق المالي.