دوہری گنتی کیا ہے، اور اپنے مالی معاملات میں اس سے کیسے بچیں؟

اگر آپ نے اس سے پہلے کچھ حساب کتاب کیا ہے تو شاید آپ نے ڈبل گنتی کے بارے میں سنا ہوگا۔ اس کا مطلب ہے کہ ایک ہی پروڈکٹ کی قیمت یا اخراجات کو ایک سے زیادہ مرتبہ شمار کرنا۔ آپ کو ہر اخراجات کے لیے درست مقدار کا استعمال کرنا چاہیے۔ ہر ایک رسید کی صحیح تاریخ ہونی چاہیے۔ دوہری گنتی وہ مسئلہ ہے جو آمدنی کی گنتی کے دوران پیش آیا۔ جب آمدنی کا حساب لگاتے وقت دوہرا حساب پیدا ہوتا ہے، تو آمدنی کا تخمینہ الجھن کا باعث بنتا ہے۔ یہ زیادہ تر فائنل پروڈکٹ کے ساتھ ساتھ انٹرمیڈیٹ پروڈکٹ کی کمپیوٹنگ کے دوران ہوا ہے۔ درمیانی اشیا حتمی مصنوعات کے حصے ہیں۔ ایک سے زیادہ بار کسی اچھی یا سروس کو شامل کرنے کا امکان ہر وقت ہوتا ہے جہاں آمدنی کا تخمینہ لگاتے ہوئے محض حتمی سامان کا حساب لگانا ہوتا ہے۔ اس سے دوہری گنتی کا مسئلہ پیدا ہوتا ہے اور یہی آمدنی کے زیادہ تخمینہ کا سبب بنتا ہے۔ یہ اس وقت ہو سکتا ہے جب آپ نے انوینٹری آئٹمز کے لیے مماثل اندراجات ڈالے ہوں، ایک ہی کارکن کے لیے دوہری اجرت کی دستاویز کی ہو، یا ایک ہی ڈیلر کو 2 رسیدیں ادا کی ہوں۔ یہ غلطیاں آپ کو غلط مالی بیانات کی اطلاع دینے کا باعث بن سکتی ہیں۔ اگر آپ کسی گاہک سے ڈپلیکیٹ ادائیگیاں بازیافت نہیں کر سکتے ہیں تو آپ نقدی بھی کھو سکتے ہیں۔

ڈبل گنتی کیا ہے؟

کمپیوٹر پر پیسہ

یہ ایک غلطی ہے جب کوئی لیجر میں دو بار معلومات ریکارڈ کرتا ہے۔ یہ کاروبار کے بہت سے محکموں کو متاثر کر سکتا ہے- بنیادی طور پر کوئی بھی گروپ جس کی ذمہ داری ہے کہ وہ بڑی مقدار میں نازک معلومات کو ہینڈل کرے۔

دوہری گنتی کی وجہ سے پیدا ہونے والے مسائل کارپوریشن کو اپنی قدر کھونے کا باعث بن سکتے ہیں۔ بہت سارے حالات میں، یہ ایک مضبوط اضافی قیمت دے سکتا ہے تاہم ممکنہ جرمانے کے ساتھ، اگر غلط طریقے سے کیا جاتا ہے۔

دوہری گنتی کی کچھ مثالیں درج ذیل ہیں۔

ریکارڈنگ انوینٹری کی رقم دو گنا ہے۔

دوہری گنتی اس وقت ہو سکتی ہے جب تشخیص یا مالیاتی رپورٹنگ کے دوران انوینٹری کی رقم دو بار ڈالی جاتی ہے۔ ایسا کرنے سے کسی فرم کی قدر جان بوجھ کر نہیں بڑھ سکتی ہے۔ فرم بیلنس شیٹ پر ایک بڑی انوینٹری کی اطلاع دے سکتی ہے اور ساتھ ہی اس کے پاس موجود موجودہ اثاثوں کی تعداد میں اضافہ کر سکتی ہے۔

ایسے حالات میں، فرم نے اپنے مالی بیانات میں مبالغہ آرائی سے زیادہ موجودہ اثاثے رکھے ہوں گے۔ فرم زیادہ تر ممکنہ طور پر بہت کم ٹرن اوور کی اطلاع دے گی کیونکہ اس نے اپنے پاس موجود اضافی انوینٹریوں کو غلط طریقے سے رپورٹ کیا ہے۔

دو بار فروخت کی اطلاع دینا

فرموں کو اسی طرح ڈبل گنتی کی فروخت مل سکتی ہے۔ یہ جان بوجھ کر یا غلطی سے ہو سکتا ہے۔ فرم کا خالص منافع بڑھانے کے لیے بیلنس شیٹ پر فروخت کو دو بار دستاویز کیا جا سکتا ہے۔ ایک آڈٹ عام طور پر فروخت کے ریکارڈ کا پتہ لگائے گا جو دوگنا شمار کیا گیا ہے۔

رسیدوں اور کارکنوں کو دو بار ادائیگی کرنا

دہری گنتی اسی طرح ہوسکتی ہے جب کارکن کی اجرت یا رسیدیں دو گنا ادا کی جائیں۔ ایک کارکن کے لیے پے رول فارم کا انتظام 2 مختلف HR اہلکاروں کے ذریعے کیا جا سکتا ہے۔ یا دوسرا، مماثل انوائس ایک اکاؤنٹنٹ کے ذریعہ بھیجی گئی جو بڑی مقدار میں رسیدوں کے ساتھ ساتھ POs کے ساتھ کام کرتا ہے۔ a کا استعمال کرنا اچھا خیال ہے۔ paystub جنریٹر ملازمین کے لیے پے اسٹبس بنانے کے لیے۔

یہ فرم میں اور اس کے باہر ایک پیچیدہ صورتحال پیدا کر سکتا ہے۔ اندر، فرم کو کارکنوں یا دکانداروں کے ساتھ حادثاتی ادائیگیوں کا تصفیہ کرنا ہوگا۔ باہر، غلط دوہری ادائیگیوں کا احاطہ کرنے والی مالی رپورٹیں فرم کو اس سے کم قیمتی نظر آئیں گی۔

اگر فرم اضافی ادائیگیوں کی وصولی نہیں کر سکتی، تو وہ آپریشن کی قدر کھو دیتی ہے۔ وہ کارکن جو اپنی آمدنی کی اطلاع a پر کرتے ہیں۔ فارم 1099 آزاد ٹھیکیدار کہلاتے ہیں۔ آپ صرف 1099 آزاد ٹھیکیدار کو ادائیگی کرتے ہیں جو آپ نے اسے ادا کرنے کا فیصلہ کیا ہے۔

دوہری گنتی کا آپ کے مالیات پر کیا اثر ہو سکتا ہے؟

ادائیگی کرنا

دوہری گنتی، چاہے غلطی سے کی گئی ہو یا غلط، بہت زیادہ رقم کا نقصان اور آڈٹ رپورٹس میں مسائل کا باعث بن سکتی ہے۔ دوہری گنتی کے بہت سے سنگین معاملات کاروبار کی ساکھ کو بھی متاثر کر سکتے ہیں۔

یہ غالباً اس وقت ہوتا ہے جب بک کیپرز سخت لیجر کے ذریعے کام کر رہے ہوتے ہیں یا اسی طرح کے پروڈکٹ یا سروس کے لیے بھاری رسیدوں سے نمٹتے ہیں۔ اگر سیلز کے بہت سارے ریکارڈز میں اتنی ہی رقم ہوتی ہے تو اس میں اضافہ کیا جا سکتا ہے۔ دوگنی گنتی کی غلطیاں جو کہ پکڑی نہیں جاتی ہیں ایک فرم کے لیے بہت سارے پیسے کھونے کی وجہ بن سکتی ہیں۔

دوگنا شمار شدہ سیلز ریکارڈز کے ساتھ ساتھ انوینٹری کے اندراجات بھی اسی طرح دھوکہ دہی کے دعووں کا باعث بن سکتے ہیں۔ اگر کوئی فرم منافع کی اطلاع دیتی ہوئی پائی جاتی ہے جب وہ حقیقت میں نقصانات میں اضافہ کر رہی ہو، تو مالیاتی بیانات کو متاثر کرنے کے لیے اس کا معائنہ کیا جا سکتا ہے۔

ڈبل گنتی سے کیسے بچا جائے؟

اگر کمپنیاں اپنے بک کیپنگ کے طریقوں کو منظم کریں تو اس سے بچا جا سکتا ہے۔ دوہری گنتی کی بہت سی غلطیاں a کے نتیجے میں ہوتی ہیں۔ انسانی غلطی. درست دستاویزات کے ساتھ ساتھ اکاؤنٹنگ کے طریقہ کار کے ساتھ، ان غلطیوں کو کم سے کم تک محدود کیا جا سکتا ہے۔

 - معلومات درج کرتے وقت عملے کو محتاط رہنے کی تربیت دیں۔

اکاؤنٹنگ افرادی قوت اور دیگر اہلکاروں کو ہر سیلز ریکارڈ کے ساتھ ساتھ ان کے بنائے گئے سٹاک ڈیٹا کو دوبارہ چیک کرنے کی تربیت دی جانی چاہیے۔ اس سے انہیں یہ دیکھنے میں مدد ملے گی کہ آیا کسی اور افرادی قوت نے پہلے وہ کام کیا ہے جو وہ کرنے والے ہیں، اور ساتھ ہی اپنے کام کی نقل تیار کرنے سے بھی بچیں گے۔

انوائس کی رقم کے ساتھ ساتھ حصہ نمبروں کو مناسب طریقے سے درج کرنے کے لیے درمیانی ایگزیکٹوز کی طرف سے مستقل یاددہانیاں تحریری اور زبانی دونوں صورتوں میں بھی معیاری ہونی چاہئیں۔ ایگزیکٹوز کو دوہری گنتی کی غلطیوں کی نشاندہی کرنی چاہیے تاکہ کارکن یہ سمجھ سکیں کہ دوہری گنتی کے لیے کس قسم کی معلومات سب سے زیادہ استعمال کی جاتی ہیں۔

 - اپنے گاہک کے رابطے کی معلومات کو صاف کریں۔

کبھی کبھار دوہری گنتی کی غلطیاں اس وقت ہوتی ہیں جب کوئی وینڈر متعدد پتے یا رابطہ کی معلومات استعمال کرتا ہے۔ یہ ایسے حالات کا باعث بن سکتا ہے جہاں آپ غیر ارادی طور پر اسی طرح کے انوائس کی دو سے تین کاپیاں اسی طرح کے وینڈر کو بھیج دیتے ہیں۔

اپنے بیچنے والے سے رابطہ کی معلومات کا بار بار جائزہ لینا اچھا ہے تاکہ اس معلومات سے چھٹکارا حاصل کیا جا سکے جس کی آپ کو ضرورت نہیں ہے۔ اسی طرح وینڈر کے رابطہ فرد کو فون کرنا بھی اچھا عمل ہو سکتا ہے تاکہ یہ چیک کیا جا سکے کہ آپ کی فائل پر موجود معلومات درست ہیں۔

 - اپنے سیلز ریکارڈز کو منظم کرنے کے لیے پی سی یا ویب پر مبنی اکاؤنٹس قابل ادائیگی سسٹم انسٹال کریں۔

ڈبل شمار شدہ سیلز ریکارڈز اور انوائس کی معلومات سے بچنے کا ایک بہترین طریقہ یہ ہے کہ ایک ERP سسٹم انسٹال کیا جائے جو آپ کے تمام سیلز ڈیٹا کا ریکارڈ رکھتا ہے۔ یہ سسٹم آپ کو ہر وینڈر یا گاہک کے لیے الاٹ کردہ قطعی کوڈ کے ساتھ ایک ماسٹر فائل ریکارڈ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ ہر ریکارڈ میں بینک کی تفصیلات، رابطے کی معلومات کے ساتھ ساتھ ان تمام معاملات کے ریکارڈ کا احاطہ کیا جا سکتا ہے جن تک فنانس ٹیم کا کوئی بھی فرد رسائی حاصل کر سکتا ہے۔