什么是重复计算,以及如何在您的财务中避免它?

如果您之前做过一些会计工作,那么您可能听说过重复计算。 这意味着不止一次计算相同产品或费用的价值。 您必须为每笔支出使用准确的金额。 每张发票都必须正确注明日期。 重复计算是在计算收入时发生的问题。 当计算收入时出现双重会计时,收入估计会导致混乱。 它主要发生在计算最终产品和中间产品时。 中间产品是最终产品的一部分。 任何时候都有可能将一种商品或服务包含不止一次,其中在计算收入估计时只计算最终商品。 这导致了重复计算的问题,成为高估收入的原因。 当您为库存项目输入匹配条目、为同一工人记录双倍工资或向同一经销商支付 2 张发票时,可能会发生这种情况。 这些错误可能会导致您报告错误的财务报表。 如果您无法从客户那里收回重复付款,您也可能会损失现金。

什么是重复计算?

电脑上的钱

当有人在分类帐中记录信息两次时,这是一个错误。 它可能会影响企业的许多部门——基本上是任何有责任处理大量敏感信息的团队。

重复计算引起的问题可能导致公司损失部分价值。 在很多情况下,如果操作不当,它可能会带来坚定的附加值,但可能会受到处罚。

一些重复计算的实例如下。

记录库存量两次

在评估或财务报告期间两次插入库存金额时,可能会发生重复计算。 这样做可能会无意中提高公司的价值。 公司可能会在资产负债表上报告更大的库存,并增加其拥有的流动资产数量。

在这种情况下,公司可能在其财务报表中夸大了高流动资产。 该公司很可能会报告很少的营业额,因为它错误地报告了比实际多的库存。

两次报告销售额

公司可能同样会发现重复计算销售额。 这可能是有意或无意发生的。 销售额可能会在资产负债表上记录两次,以提高公司的净利润。 审计通常会发现重复计算的销售记录。

支付发票和工人两次

当工人工资或发票被支付两次时,同样会发生重复计算。 一个工人的工资单可能由 2 个不同的 HR 人员管理。 或者第二张匹配的发票是由一位处理大量发票和采购订单的会计师发出的。 使用 工资单生成器 为员工创建工资单。

这可能会在公司内外产生复杂的情况。 在内部,公司将不得不与工人或供应商解决意外付款。 在外面,涵盖不正确的双重支付的财务报告会使公司看起来比实际价值低。

如果公司不能收回额外的付款,那么它就失去了经营的价值。 报告收入的工人 形成1099“ 被称为独立承包商。 您只需向 1099 独立承包商支付您决定支付给他的费用。

重复计算会对您的财务产生什么影响?

付款

重复计算,无论是错误的还是错误的,都可能导致大量资金损失和审计报告问题。 很多严重的重复计算甚至可能影响企业的声誉。

这很可能发生在簿记员通过硬账本工作或处理类似产品或服务的大量发票时。 如果许多销售记录具有相似的金额,则这种情况可能会更加复杂。 没有发现的重复计算错误可能成为公司损失大量资金的原因。

重复计算的销售记录以及库存条目同样可能导致欺诈索赔。 如果发现一家公司在报告利润时实际上正在增加亏损,则可能会检查它是否影响财务报表。

如何避免重复计算?

如果公司规范其簿记做法,则可以避免这种情况。 许多重复计算错误的发生是由于 人为错误. 有了正确的文件和会计程序,这些错误可以被限制在最低限度。

 – 培训员工在输入信息时要小心

会计人员和其他人员必须接受培训,以仔细检查每条销售记录以及他们制作的库存数据。 这将帮助他们了解其他员工之前是否已经完成了他们将要做的工作,并避免重复他们的工作。

中层管理人员不断提醒输入发票金额和零件编号也必须成为标准,无论是书面形式还是口头形式。 管理人员必须指出重复计算的错误,以便员工了解哪些类型的信息最容易重复计算。

 – 清理您的客户联系信息

当供应商使用大量地址或联系信息时,有时会出现重复计算错误。 这可能会导致您无意中将类似发票的两到三份副本发送给类似的供应商。

最好经常查看您的卖家联系信息以删除您不需要的信息。 致电供应商的联系人以检查您存档的信息是否准确,这同样也是一种很好的做法。

 – 安装基于 PC 或网络的应付账款系统来管理您的销售记录

避免重复计算销售记录以及发票信息的一个好方法是安装一个 ERP 系统,该系统可以记录您的所有销售数据。 该系统允许您为每个供应商或客户制作一个主文件记录,并为其分配精确的代码。 每条记录都可以涵盖银行详细信息、联系信息以及财务团队中任何人都可以访问的所有交易记录。